6 étapes pour une planification efficace

Pour les objectifs à long terme, vous avez besoin d'un plan pluriannuel, pour les objectifs à court terme - un plan trimestriel, et pour les objectifs actuels - mensuels, hebdomadaires, quotidiens. Qu'est-ce qui est vraiment important lors de la planification? Voici les 6 étapes les plus importantes pour une planification réussie.

Les spécialistes de la gestion du temps conseillent que lors de la planification des affaires courantes, faites-le dans la perspective d'une semaine, car la semaine donne un contexte plus large à nos activités. Et que considérer lors de l'organisation des tâches?

Grâce au tableau de bord, vous découvrirez que vous n'avez pas à tout faire! Alors vous connaîtrez la joie de profiter de votre temps libre. Notre réussite personnelle et professionnelle dépend en grande partie de la façon dont nous organisons notre temps. Nous choisissons la façon dont nous le dépensons nous-mêmes, nous supportons également les conséquences de ces décisions. Afin de bien nous gérer dans le temps, suivons la maxime de Stephen R. Covey: "Au lieu de vous concentrer sur la bonne action, vous devez concentrer votre attention sur la bonne chose." Nos décisions concernant l'utilisation du temps sont influencées par deux critères: l'urgence et l'importance. Nous accordons souvent de l'importance à trop de tâches. Mais une bonne hiérarchisation consiste à réaliser ce qu'il y a de mieux dans notre hiérarchie de valeurs, pas seulement à réagir aux questions urgentes. Comment les distinguer les uns des autres? L'urgence est un critère lié au temps, à l'importance de nos objectifs. Un outil pratique qui montre la portée des activités et aide à identifier ce qui est vraiment important est le tableau de bord. La condition la plus importante pour une action et une planification efficaces est de se concentrer sur le quadrant II et d'éliminer simultanément de nombreuses activités en I et III, et d'ignorer le quadrant IV.

Important

Calendrier: quadrant I.

Il couvre à la fois des questions importantes et urgentes. Il s'agit de «gestion de crise» - activités d'importance stratégique et questions urgentes. Au cours de ce trimestre, nous travaillons et utilisons nos connaissances pour répondre à de nombreuses situations et relever des défis. Nous ne pouvons pas négliger ces questions.

Calendrier: quadrant II

Il couvre des questions importantes mais pas urgentes. C'est un quartier «de qualité» dans lequel nous nous gérons nous-mêmes: nous planifions à long terme, anticipons les problèmes et les prévenons, développons nos capacités, nous régénérons, passons du temps avec nos proches. Plus nous passons de temps dans ce trimestre, plus notre capacité à agir augmente. Négliger les activités qu'il contient élargit le quadrant I, ce qui finit par nous consommer, causer du stress et de l'épuisement professionnel.

Calendrier: quadrant III

Il y a des questions urgentes, mais pas importantes. C'est un quart d'illusion, car le bourdonnement autour de l'urgence peut créer une illusion d'importance. Dans ce quadrant, nous effectuons des actions qui sont courantes, mais importantes pour quelqu'un d'autre, nous répondons aux attentes des autres, pensant que nous sommes dans le quadrant I.

Calendrier: quadrant IV

Ce ne sont pas des questions urgentes et sans importance. En minimisant le temps passé dans ce trimestre, nous gagnerons du temps pour des choses vraiment importantes.

1. Planification efficace: pensez à votre vision et à votre mission

Lorsque vous commencez à planifier vos activités, pensez à ce qui est le plus important dans votre vie. Pensez à votre vision, à ce que vous aimeriez faire, aux règles que vous suivez (boussole!). Aussi éloigné que cela puisse paraître, c'est extrêmement important car vos croyances influencent les objectifs que vous vous fixez, les décisions que vous prenez et la façon dont vous passez votre temps.

La réflexion sur sa propre mission est une condition essentielle pour agir en fonction de ce qui est important, car elle a une forte influence sur la mise en œuvre du reste des activités assignées au trimestre II. Si votre credo de vie est le développement personnel, être en famille, découvrir la valeur de la vie ou de l'activité sociale, alors en y revenant de temps en temps, vous ferez imprimer les choses les plus importantes dans votre mémoire. La mission créera un cadre dans lequel vous prendrez des décisions lors des prochaines étapes de planification.

2. Planification efficace: définissez vos rôles

Les rôles sont des symboles de devoirs, de relations avec les gens, d'activités au profit de la société. Leur définition claire crée une structure naturelle qui nous permet de maintenir l'équilibre. Les rôles que vous jouez sont basés sur votre mission. Énumérez vos rôles sur une feuille de papier (par exemple, épouse, mère, élève, manager, directeur, membre d'un club sportif). La recherche montre qu'apparaître dans plus de sept est inefficace, alors essayez de combiner certaines fonctions, par exemple.Identifier les rôles dans la vie vous aide à voir la vie dans son ensemble - vous pouvez voir que ce n'est pas seulement le travail ou la famille, mais tous ensemble. Lorsque vous décrivez vos rôles, vous remarquerez des questions «importantes mais pas urgentes» (quadrant II) qui sont généralement ignorées. En plus des rôles, ajoutez "aiguiser la scie" à l'horaire hebdomadaire. C'est l'énergie que nous devons consacrer au perfectionnement de nos compétences dans quatre dimensions fondamentales de la vie - physique, sociale, intellectuelle et spirituelle. Absorbé dans le «sciage» (obtention de résultats), on oublie «d'affûter la scie» (maintenir ou développer la capacité à obtenir des résultats dans le futur). Si, par exemple, nous ne pratiquons pas de sport (sphère physique), nous ne développons pas de connaissances (sphère sociale), nous ne suivons pas les dernières réalisations de notre industrie (sphère intellectuelle) ou nous ne savons pas ce qui est important pour nous dans la vie (sphère spirituelle), nous pouvons "devenir émoussés »Par déséquilibre.

3. Planification efficace: choisissez des objectifs pour chaque rôle

Réfléchissez à la chose la plus importante que vous pouvez faire dans chaque rôle cette semaine pour obtenir des résultats positifs. Qu'est-ce qui est essentiel, par exemple en tant qu'épouse, mari, parent, employé? Lorsque vous recherchez des activités, utilisez une boussole, pas une montre, et concentrez-vous sur ce qui est important et non urgent. Cela peut être, par exemple, un rendez-vous avec un mari, plus de temps pour un enfant, la collecte d'informations sur un cours de lecture rapide, la méditation. Fixez-vous un ou deux objectifs pour chaque rôle.

4. Planification efficace: apprendre à prendre des décisions

Afin de traduire les objectifs du trimestre II en plan d'action, vous devez apprendre à prendre les bonnes décisions tout au long de la semaine. Nous essayons souvent de trouver du temps pour des activités "importantes" dans les trimestres I et III, qui sont déjà pleins d'activités. On se jette d'un cas à l'autre, on le confie à quelqu'un d'autre, on le reporte, en espérant trouver du temps pour les choses les plus importantes. Mais - comme l'écrit Stephen R. Covey - « il ne s'agit pas de hiérarchiser les plans, mais de planifier les priorités». Imaginez un pot large dans lequel vous mettez de grosses pierres. Bien que le pot soit rempli de pierres, il n'est pas plein, vous pouvez saupoudrer de gravier dans les interstices. Mais la vérité est que le pot n'est toujours pas plein - vous pouvez ajouter du sable, puis ajouter de l'eau. Nos objectifs au trimestre II sont les «grosses pierres». Si nous nous occupons d'abord d'autres questions - l'eau, le sable et le gravier, et que nous voulons ensuite insérer de grosses pierres dans le plan, nos tentatives seront vaines. Mais si nous savons quelles choses sont de grosses pierres et que nous les réglons avant tout le monde, nous verrons tout ce que nous pouvons accomplir et combien d'eau, de sable et de gravier il y a dans les espaces vides. Nous réaliserons ce que nous considérons comme important et en même temps nous «ajusterons» d’autres activités en conséquence.

5. Planification efficace: organiser chaque jour

Vos tâches quotidiennes consistent à faire les choses les plus importantes en premier, malgré les circonstances et les défis inattendus de la journée. Parfois, vous réussirez à mettre en œuvre un plan, d'autres fois vous devrez le changer, mais lorsque vous prenez des décisions, fiez-vous aux indications de votre boussole interne. Pour mettre les choses les plus importantes en premier, le matin:

IMAGINEZ LE COURS DE LA JOURNÉE - révisez l'horaire hebdomadaire, localisez votre position, visualisez ce jour dans le contexte des 7 jours. Cela vous aidera à réagir de manière appropriée aux situations inattendues.

FIXEZ DES PRIORITÉS - marquez vos activités avec les symboles des trimestres I et II - grâce à cela, vous serez sûr que les sujets du troisième trimestre ne rentrent pas dans votre emploi du temps. Si une hiérarchisation plus poussée est nécessaire, marquez les activités des trimestres I et II plus en détail (par exemple avec un cercle).

DÉFINISSEZ L'HEURE ET L'HEURE DES TÂCHES - séparez celles qui sont strictement chronométrées de celles qui peuvent être effectuées à tout moment de la journée. Notez également les délais pour des activités spécifiques.

6. Planification efficace: évaluez votre efficacité

À la fin de la semaine, réfléchissez aux objectifs que vous avez atteints, aux défis auxquels vous avez été confrontés, aux décisions à prendre et si les choses les plus importantes sont venues en premier lorsque vous faites un choix. Le résumé hebdomadaire vous permet d'éviter de répéter les mêmes erreurs, il vous permet d'être plus efficace dans les semaines suivantes.